چرا سیستم اطلاعات حسابداری؟
اگر بتوان سیستمی طراحی کرد که عملیات جمع آوری و ذخیره سازی داده های مالی را از طریق فرایندهای حسابداری و حسابرسی انجام دهد و به پردازش داده بپردازد تا اطلاعات مناسب و مفید برای تصمیم گیرندگان سازمان یا شرکت از جمله سرمایه‌گذاران، اعتباردهندگان، مدیران و … استخراج شود یک سیستم اطلاعات حسابداری خواهیم داشت. سیستم اطلاعات حسابداری در نهایت با ارائه گزارشهای هوشمندانه مالی می‌تواند تصمیم‌گیرندگان و مدیران سازمان را در برنامه‌های راهبردیشان کمک کند. هرچند یک سیستم اطلاعات حسابداری می‌تواند فقط شامل چند صفحه کاغذ و کتابچه راهنمای کاربر مبتنی بر یک سیستم حسابداری ساده باشد، اما امروزه سیستم اطلاعات حسابداری به‌عنوان سیستمی پیچیده مبتنی بر قابلیتهای فناوری اطلاعات و فرایندها و روشهای سنتی و پیشرفته حسابداری است.
سیستمهای اطلاعات حسابداری از اجزای اصلی زیر تشکیل شده است:
۱- کارکنان: کاربران سیستمهای اطلاعات حسابداری،
۲- روشها و دستورالعملها: فرایندهای جمع‌آوری، مدیریت و ذخیره‌سازی داده‌های مالی،
۳- داده‌ها: داده‌های مرتبط با سازمان و فرایندهای کسب‌وکار آن،
۴- نرم‌افزار: برنامه‌ای نرم‌افزاری جهت پردازش داده‌ها،
۵- زیرساخت فناوری اطلاعات: سیستمها و شبکه‌های کامپیوتری که امکان می‌دهد تا سیستم اطلاعات حسابداری در اختیار افراد مرتبط قرار گیرد، و
۶- کنترلهای داخلی و اقدامات امنیتی: مسائل امنیتی درون سیستم جهت حفاظت از داده‌ها.
سیستمهای اطلاعات حسابداری را می‌توان محل تقاطع منطقی دو موضوع گسترده حسابداری و سیستم اطلاعات مدیریت دانست. آنچه در هر دو رشته حسابداری و سیستم اطلاعات مدیریت مشترک است، توجه محوری به اطلاعات است. حسابداری به خود اطلاعات مالی گرایش دارد، در حالی که سیستم اطلاعات مدیریت بیشتر به سیستمهایی پوشش می‌دهد که اطلاعات را تولید می‌کنند.
۲هدف عمده سیستم اطلاعاتی حسابداری:
۱- ارائه اطلاعات برای عملیات و نیازهای قانونی، و
۲- ارائه اطلاعات برای تصمیم‌گیری.
برای رسیدن به این هدفها دو فعالیت عمده وجود دارد که عبارتند از پردازش اطلاعات و پردازش مبادلات.
مبادلات حسابداری به‌وسیله ثبتهای اساسی حسابداری پردازش می‌شوند. این مبادلات شامل فروش محصولات، خرید مواد، دریافتی از مشتریان و … هستند. پردازش مبادلات در یک سیستم اطلاعات حسابداری به‌وسیله زیرسیستمها انجام می‌شود. اگر سیستم پردازش مبادلات به‌طور صحیحی طراحی شده باشد، باعث می‌شود تا داده‌ها به‌خوبی و با دقت کنترل شوند و عمل پردازش کارامد و موثر باشد.
خروجی فرایند پردازش اطلاعات به‌قصد راهنمایی در امر برنامه‌ریزی و کنترل عملیات است و این فرایند اطلاعاتی را برای تصمیم‌گیری ارائه می‌دهد. سیستم طراحی‌شده برای پردازش اطلاعات یا سیستم اطلاعات حسابداری باید اطلاعاتی را ارائه دهد که مربوط، اتکاپذیر، به‌موقع و با اهمیت باشد.
مراحل طراحی و اجرای سیستمهای اطلاعات حسابداری
۱- بررسی اولیه یا امکان‌سنجی: این مرحله با درخواست کاربر جهت کامپیوتری کردن شروع می‌شود و اقداماتی از قبیل تعیین کاربران مسئول و محدوده سیستم، نواقص سیستم موجود و هدفهای سیستم پیشنهادی در این مرحله صورت می‌گیرد.
۲- تحلیل سیستم: در این مرحله محیط و سیستم فعلی کاربر با ابزاری همچون نمودار جریان داده‌ها، نمودار ارتباط بین موجودیتها و سایر ابزار شناخته‌شده معین می‌شوند.
۳- طراحی: فعالیت طراحی با استفاده از مشخصه‌های سیستم پیشنهادی به تعیین روش پردازش مناسب و تعیین فعالیتهای لازم در داخل آن می‌پردازد. در این مرحله مرز سیستم دستی و سیستم کامپیوتری نیز مشخص می‌گردد.
۴- پیاده‌سازی: این فعالیت شامل برنامه‌نویسی و یکپارچه‌سازی قسمتهای مختلف به‌منظور تشکیل بدنه کامل سیستم پیشنهادی است.
۵- ارائه آزمونهای پذیرش سیستم (ارزیابی): مشخصه‌های ساخت سیستم طراحی‌شده باید به گونه‌ای باشند که کلیه اطلاعات ضروری جهت تعریف یک سیستم قابل‌قبول از دیدگاه کاربر را در بر گیرند. در نتیجه یکی از مشخصه‌هایی که باید تولید شود، ایجاد یک مجموعه آزمونها جهت قابل‌قبول بودن سیستم است. این مرحله می‌تواند پس از فعالیت تحلیل سیستم و همزمان با فعالیتهای طراحی و پیاده‌سازی انجام شود.
۶- اطمینان از کیفیت: به این فعالیت آزمون نهایی سیستم نیز گفته می‌شود. این فعالیت نیازمند انجام فعالیت آزمون پذیرش سیستم و فعالیت یکپارچه‌سازی سیستم است.
۷- توضیح دستورالعمل: در این مرحله باید قسمتهای دستی سیستم به‌خوبی توصیف و چگونگی ارتباط این قسمتها با قسمتهای کامپیوتری مشخص گردد. محصول این قسمت، راهنمای سیستم خواهد بود.
۸- تبدیل و تغییر پایگاه داده‌ها: در این فعالیت، پایگاه داده‌ها را متناسب با سیستم جدید تغییر می‌دهند تا بتوان سیستم کامپیوتری جدید را با داده‌های گذشته تغذیه کرد.۹- نصب (استقرار) سیستم: این مرحله که در حقیقت مرحله نصب سیستم اطلاعات حسابداری است، حساسترین و شاید مشکلترین مرحله در استقرار سیستم به‌شمار می‌آید. سیستمی که به‌صورت تفصیلی طراحی گردیده و با استفاده از اطلاعات فرضی و یا واقعی آزمایش شده است، در این مرحله باید به‌صورت نهایی پیاده‌سازی و جایگزین سیستم قبلی گردد. آموزش مقدماتی کارکنان با برگزاری جلسه‌های آموزش و تشریح سیستمها صورت می‌گیرد. پس از آشنایی کلیه عوامل اجرایی با هدفها، مشخصات و وجوه افتراق سیستم جدید با سیستم موجود، آموزش به هر یک از مسئولان اجرای سیستم در حوزه فعالیت خود با استفاده از اطلاعات فرضی یا واقعی انجام می‌گیرد.
