چند نمونه از تعاریف ERP
ERP، یک علم و فن برای مدیریت منابع است.
یک راه حل نرم ‌افزاری است که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرم ‌افزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند.
یک بسته نرم‌ افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعاتی و برقراری جریان اطلاعات بین تمامی ‏بخش‌ های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است.

تعریف جامع با توجه به ویژگی‌های یک ERP
ERP یک بسته نرم افزاری کاربردی درون سازمانی، جامع و سازمان نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده راه اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمان‌ها است. این راه حل کاملاً انعطاف پذیر، فرآیندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل کلیه فعالیت‌ها و فرآیندهای اصلی و مؤثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان است. فرآیندهای از پیش تعریف شده در سیستم بر اساس تجربیات و گزینه‌های بر‌تر استخراج شده‌ اند.
با توجه به تعاریف فوق می‌توان دریافت مهم‌ترین ویژگی یک سیستم ERP فرآیند گرا بودن آن است. در واقع یکی از مهم‌ ترین ویژگی‌های یک ERP و یکی از ضرورت‌های شکل ‌گیری این‌ گونه سیستم‌های سازمانی توجه به فرآیندهای سازمانی در بین حوزه‌های کارکردی است.

تفاوت سیستم‌های اطلاعات مدیریت با ERP
برنامه‌ ریزی منابع سازمان را باید جدید‌ ترین ابزار موجود و تکامل یافته سیستم‌های اطلاعات مدیریت دانست. مبنای کارکرد ERP تفکر فرآیندی به جای ساختارهای وظیفه ‌ای و تبدیل خواسته‌های مشتری به داده‌‌های کمی در جهت افزایش رضایت مشتریان است. برنامه ریزی منابع سازمان می‌کوشد تا تمام فرآیندهای سازمان به صورت یکپارچه و با نگرش فرآیندی با یکدیگر مرتبط نماید. علاوه بر یکپارچگی، ERP گزینه‌های بر‌تر را نیز نشان می‌دهد، به همین دلیل شرکت‌های بزرگ نرم‌ افزاری از تمامی مراحل همچون تولید و پخش و توزیع مثال‌هایی دارند که در نسخه ‌های خود به سازمان‌ها ارائه می‌دهند و فناوری از طریق این سیستم‌های جدید نرم افزاری وارد سازمان می ‌شود.

مهم‌ ترین موارد تفاوت بین سیستم‌ های اطلاعاتی مدیریت و سیستم‌ های برنامه‌ ریزی منابع سازمان
۱-  سیستم‌های ERP به صورت بسته‌‌های نرم افزاری مرتبط به هم و مجتمع هستند در حالی که MIS‌ها ممکن است چنین نباشند.
۲ – بسته‌های نرم افزاری ERP درون یک سازمان تهیه نمی‌ شوند بلکه از فروشندگان نرم افزاری خریداری می‌گردند و قسمت اعظم یک سازمان را پوشش داده، جریان اطلاعات را در تمام طول سازمان تسهیل می‌کنند.
۳ – بسته‌های نرم افزاری ERP بر مبنای فرآیندهای کسب و کار هستند و نه بر مبنای اجزای وظیفه‌ ای کسب و کار و این مهم‌ ترین تفاوت آن‌ها با سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت IS به حساب می‌آید.
۴- ERP فقط از یک پایگاه داده استفاده می‌کند در حالی که MIS ‌ها ممکن است مرکز داده‌های خاص خودشان را داشته باشند و لزوماً با هم مرتبط نباشند.
۵ – تکنولوژی تولید و محیط توسعه بسته‌های ERP یکسان و مشابه است ولی در MIS هر بخش ممکن است در محیط و بستر جداگانه ‌ای داشته باشد.

مزایای ERP

نخستین مزیتی که در کوتاه مدت و پس از پیاده‌سازی ERP می‌توان انتظار داشت، کاهش هزینه‌های عملیاتی نظیر کاهش هزینه‌های کنترل موجودی انبار، هزینه تولید، هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی، هزینه‌های بازاریابی و پشتیبانی است. از دیگر مزایای به کارگیری ERP می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1- ایجاد یکپارچگی سازمانی از منظر اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان

2- پیاده‌ سازی برنامه ‌ریزی منابع سازمان با ایجاد پایه‌ ای قوی از انباره داده‌ها. این سیستم دسترسی بهتر و سریع ‌تر به داده‌ها را برای مدیریت امکان پذیر می‌سازد و به این ترتیب مدیریت می‌تواند به سرعت، اطلاعات مورد نیاز خود را جهت اخذ تصمیمات در اختیار داشته باشد.

3- مهم ‌ترین مزیت برنامه ‌ریزی منابع سازمان بهبود هماهنگی میان واحدهای سازمان، کاهش وقفه‌های کاری و افزایش کارایی فرآیندهاست.

4- بهبود تدریجی فرآیندهای سازمانی بر اساس بهترین تجربیاتی که شرکت‌های عرضه ‌کننده نرم افزار از سازمان‌های مختلف به دست آورده ‌اند.

ERP داخلی و خارجی
همانند سایر محصولات نرم افزاری،  ERP نیز در کشور ما مورد استفاده قرار می‌ گیرد با این تفاوت که برخلاف بهبود چشم گیری که برای شرکت‌های خارجی به همراه داشته، موفقیت چندانی در بالا بردن سرعت کارایی شرکت‌های داخلی نداشته است بنابر اظهارات کار‌شناسان، دلایل اصلی این عدم موفقیت عدم آگاهی سازمان‌ ها از تفاوت میان ERP و MIS و روند اجرایی متفاوت ERP است. چراکه برای پیاده‌ سازی ERP، لازم است که سازمان مربوطه رفته رفته نگاه و رفتار وظیفه گرای خود را به نگاه و رفتار فرآیند گرا تغییر دهد.

اجزای تشکیل دهنده سیستم های ERP  
هسته اصلی هر سیستم ERP بخش نرم افزار آن است که شامل تعدادی ماژول های کاربردی می باشد و هر شرکت بنا بر نیاز خود از این ماژول ها استفاده می نماید.
هر یک از ماژول ها، فعالیت های عملیاتی بخشی از سازمان را به مکانیزه می نماید. نکته مهم آن است که همه این ماژول ها به یکد یگر مرتبط بوده و از انسجام خاصی برخوردارند .

انواع ماژول ها­

حسابداری مالی: سیستمی است برای مدیریت اتوماتیک و گزارش دهی مربوط به دفاتر کل ، حساب های دریافتنی و پرداختنی و سایر موارد مربوط به سیستم حسابداری و نگهداری حساب ها .

­ کنترل: برای نگهداری جریان درآمدها و هزینه ها در یک شرکت استفاده می شود و به عنوان یک ابزار مدیریتی برای تصمیم گیری های سازمانی کاربرد دارد .

­ مدیریت دارایی ها (اموال): سیستمی است که برای نگهداری اطلاعات مربوط به دارایی ها از جمله خرید، فروش، استهلاک و مدیریت سرمایه گذاری در دارایی ها کاربرد دارد .

­ سیستم پروژه: این سیستم جهت برنامه ریزی ، کنترل و نظارت بر پروژه های پیچیده و بلند مدت دارای اهداف مشخص و تعریف شده کاربرد دارد.

­ سیستم جریان کار: سیستمی است برای ارتباط ماژول های کاربردی ERP با ابزار، خدمات و فناوری های مختلف دیگر.

­ راه حل های صنعتی : سیستمی است که ماژول های کاربردی  ERP را با برنامه های کاربردی دیگر که خاص برخی از صنایع از جمله نفت، گاز، دارویی و بانکداری نوشته شده است ترکیب می کند .

­ منابع انسانی : سیستمی است کاملا یکپارچه که برای پشتیبانی و برنامه ریزی از فعالیت های پرسنل در شرکت ها کاربرد دارد .

­ سیستم نگهداری شرکت : این سیستم وظیفه برنامه ریزی نیازمندی های مربوط به نگهداری از ماشین آلات و سایر امکانات موجود در شرکت ها به خصوص شرکت های تولیدی را بر عهده دارد .

مدیریت مواد : این سیستم وظایف مربوط به تدارکات و انبار مواد ، سفارش مجدد و … را بر عهده دارد .

­ مدیریت کیفیت : یک سیستم اطلاعاتی و کنترل کیفی است که برنامه ریزی کیفیت، بازرسی و کنترل تدارکات و تولید را بر عهده دارد.

­ برنامه ریزی تولید : برای برنامه ریزی و کنترل فعالیت های تولیدی یک شرکت کاربرد دارد. این ماژول شامل اجزای فرعی BOM ، مراکز کاری، ردیابی مواد، برنامه ریزی عملیات و فروش، برنامه کلان تولید(MPS) ، برنامه ریزی نیازمندی های مواد ، کنترل سطح کارخانه ، سفارشات تولید، هزینه یابی مواد و…می باشد .

­ فروش و توزیع: این سیستم ، بهینه سازی همه وظایف مربوط به فروش، ارسال و صدور صورت حساب را در برمی گیرد. اجزای فرعی این ماژول شامل پشتیبانی قبل از فروش، پردازش درخواست مشتری، پردازش اعتبار مشتری، پردازش سفارشات فروش ، پردازش ارسال کالاو سیستم اطلاعات فروش می باشد.

 این اجزا می توانند خود دارای اجزای فرعی باشند که برای وظایف و مقاصد ویژه ای کاربرد دارد که عبارتند از :
ساختار سازمانی شرکت، طراحی چارچوب گزارشات داخلی و خارجی ( جهت ارسال به سازمان های خارج از شرکت )، سازمان فروش، کانال های توزیع کالا، سلف سرویس کارمندان ( کارمندان قادرند از طریق اینترنت به اطلاعات خود درسیستم منابع انسانی دسترسی داشته باشند )، سیستم MATCHCODE جهت یافتن اطلاعات خاص مورد نیاز با استفاده از ابزارهای جستجو ، امنیت سیستم و ….

. ماژول های پایه در یک سیستم ERP

ارائه دهندگان زیادی در بازار وجود دارند که راه حل های ERP سنتی یا راه حل های ERP ابری را ارائه می دهند. اما پلتفرم های پیاده سازی یا فناوری های مورد استفاده شان متفاوت هستند، ماژول های پایه و مشترکی وجود دارند که می توانند در هر سیستم ERP یافت شوند. بسته به نیاز سازمان ها، اجزای مورد استفاده، یکپارچه شده و یک سیستم ERP سفارشی فراهم می شود. تمام ماژول های زیر را می توان در هر سیستم ERP پیدا کرد:

• منابع انسانی
• انبارداری
• فروش و بازاریابی
• خرید
• حسابداری مالی
• مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
• مهندسی / تولید
• مدیریت زنجیره تامین (SCM)

ماژول منابع انسانی (HR)

ماژول منابع انسانی به تیم HR برای مدیریت کارآمد منابع انسانی کمک می کند. ماژول HR به مدیریت اطلاعات کارکنان کمک می کند، از جمله، ردیابی سوابق کارکنان مانند بررسی عملکرد، پست، شرح شغل، ماتریس مهارت، ردیابی زمان و حضوروغیاب. یکی از زیرمجموعه های مهم در واحد مدیریت منابع انسانی، سیستم حقوق و دستمزد است که به مدیریت بهتر دستمزدها، جابجایی پرداخت ها و غیره کمک می کند. هم چنین می تواند هزینه های سفر و ردیابی بازپرداخت را نیز شامل شود. به علاوه پیگیری آموزش کارکنان نیز می تواند توسط ERP اداره شود.

ماژول انبارداری

ماژول انبارداری می تواند برای ردیابی موجودی اقلام استفاده شود. اقلام را می توان با شماره سریال منحصر به فرد شناسایی کرد. با استفاده از این سیستم موجودی منحصر به فرد، می توانید آیتم را ردیابی کرده و مکان فعلی شان را در سازمان پیدا کنید.
به عنوان مثال، شما ۱۰۰ هارد دیسک را خریداری کرده اید، بنابراین با استفاده از یک سیستم انبارداری می توانید در یابید که چه تعداد هارد دیسک نصب شده است، کجا نصب شده اند، و یا چند هارد دیسک باقی مانده اند و …
ماژول انبارداری معمولاً شامل ویژگی هایی مانند کنترل موجودی، اقلام اصلی، گزارش میزان استفاده از موجودی و… می شوند.

ماژول فروش

فرآیند عادی فروش شامل فرآیندهایی نظیر تجزیه و تحلیل و مدیریت تحقیقات ( queries ) فروش، رسیدگی به تقاضا، تهیه پیش نویس، پذیرش سفارشات فروش، تهیه صورت حساب فروش همراه با مالیات، ارسال / حمل کالا، ردیابی سفارش فروش در انتظار، می شود. همه این معاملات فروش توسط ماژول فروش ERP اداره می شوند. ماژول CRM می تواند از ماژول فروش برای ایجاد فرصت های آینده  کمک بگیرد.

ماژول خرید

همان طور که از نامش پیداست، ماژول خرید شامل تمام فرآیندهایی می شود که بخشی از تهیه اقلام یا مواد خام مورد نیاز سازمان هستند. ماژول خرید شامل ویژگی هایی است مانند فهرست تامین کننده / فروشنده، ایجاد پیوند بین تامین کنندگان و اقلام، ارسال درخواست مظنه به فروشندگان، دریافت و ضبط مظنه ها، تجزیه و تحلیل آنها، تهیه سفارشات خرید، ردیابی اقلام خرید، آماده سازی GRN ها (یادداشت های رسید رسمی) ، به روز رسانی موجودی و گزارش های مختلف ماژول خرید با ماژول موجودی انبار و ماژول مهندسی / تولید برای به روز رسانی موجودی یکپارچه و متحد می باشد.

ماژول مالی و حسابداری

کل جریان ورود و خروج پول یا سرمایه، توسط ماژول مالی اداره می شود. این ماژول تمام معاملات مربوط به حساب مانند هزینه ها، مانده حساب ها، دفتر کل حسابداری، بودجه بندی، صورت حساب های بانکی، رسید های پرداخت، مدیریت مالیات و غیره را دنبال می کند. گزارش گیری مالی کار ساده ای برای این ماژول ERP  است. هر داده ی مالی که برای اجرای یک کسب و کار مورد نیاز است، با یک کلیک در ماژول مالی قابل دسترسی هستند.

 

ماژول مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

بخش CRM از طریق خدمات مشتری بهتر و ایجاد ارتباط سالم با مشتری باعث بهبود عملکرد فروش می شود. تمام جزئیات ذخیره شده مشتری در ماژول CRM در دسترس خواهند بود.
ماژول CRM به مدیریت و پیگیری اطلاعات دقیق مشتری مانند تاریخچه ارتباطات، تماس ها، جلسات، جزئیات خریدهای مشتری، مدت قرارداد و غیره کمک می کند. ماژول CRM را می توان با ماژول فروش به منظور افزایش فرصت های فروش ادغام کرد.

ماژول مهندسی / تولید

ماژول تولید کمک بسیار خوبی برای صنعت  تولید در امر تحویل محصول به حساب خواهد آمد.
این ماژول شامل ویژگی هایی مانند برنامه ریزی تولید، زمان بندی ماشین، استفاده از مواد اولیه، آماده سازی مواد (Bill of Material)، پیگیری روزانه پیشرفت تولید و گزارش از تولید واقعی است.

مدیریت زنجیره تامین (SCM)

ماژول SCM جریان آیتم های محصول را از تولید کننده به مصرف کننده و مصرف کننده به سازنده مدیریت می کند.
نقش های متداول شامل تولید کننده، عمده فروش، خرده فروش، توزیع کنندگان، و غیره می شود. SCM شامل مدیریت تقاضا وعرضه، بازده فروش و فرآیند جایگزینی، ردیابی حمل و نقل و … می باشد.
امروزه بسیاری از کسب و کارهای کوچک و متوسط، در فرایند اتوماسیون خود با چالش مواجه هستند ERP کمک خوبی برای چنین سازمان هایی است ERP می تواند به طور موثر عملیات تجاری سازمان را بهینه سازی کند  مقدمه ای از ماژول ها، می تواند به شما در انتخاب و سفارشی کردن ماژول های ERP کمک شایانی کند.

مزایای سیستم ERP

• تسریع زمان پاسخ دهی اطلاعاتی
• افزایش تعامل در سراسر سازمان
• بهبود مدیریت چرخ سفارش
• کاهش سیکل بستن حساب‌های مالی
• بهبود تعامل با مشتریان
• بهبود ارسال به موقع
• بهبود تعامل با تأمین کنندگان
• کاهش هزینه‌های مستقیم عملیات
• کاهش سطح موجودی
• بهبود سیکل تولید

معایب سیستم ERP

بسیاری از مشکلاتی که سازمان‌ها با سیستم‌های ERP دارند ناشی از کمبود سرمایه‌گذاری در کارآموزی خدمهٔ درگیر با مشکلات اما در حال پیشرفت است که شامل آن‌هایی می‌شود که تغییرات را اجرا و آزمایش می‌کنند و مانند یک کمبود سیاست واحد که از درستی داده‌ها در سیستم‌های ERP و چگونگی استفاده شدن آن حفاظت می‌کند.

نتیجه‌گیری

اگر ERP مناسب را انتخاب کنید، قطعاً در کسب ‌وکارتان پیشرفت چشم گیری خواهید کرد. بنابراین، اینکه کدام نوع از این نرم‌افزار برای شما بهتر است چیزی است که باید بر اساس نیاز، بودجه و اندازه‌ی شرکت خود آن را انتخاب کنید.

هر کسب ‌و کاری نیازها و اولویت‌های خاص خود را دارد. بنابراین بهترین نرم‌افزار ERP باید دارای تمام ویژگی‌های گفته شده و مبتنی بر فضای ابری باشد و باعث رشد کسب ‌و کار شود.