تنظیم اسناد حسابداری و ثبت رویدادهای مالی

سند حسابداری چیست؟
شناخت اسناد و مدارک مثبته اولین قدم در مسیر ثبت های حسابداری محسوب می شود. این اسناد رویدادهای مالی که باید ثبت شوند را توضیح می دهند. فاکتور فروش، رسید بانکی یا هر سند دیگری که نشان دهنده یک رویداد مالی باشد نمونه هایی از اسناد و مدارک مثبته هستند.
سند حسابداری مفهوم دیگری است که باید از آن شناخت داشته باشید. اسناد حسابداری برگه هایی هستند که اطلاعاتی درباره یک یا چند رویداد مالی ارائه می کنند. اطلاعاتی که به عنوان ثبت های حسابداری تنظیم می شوند از این سندهای حسابداری برداشت می شوند. سند حسابداری در گذشته به صورت دستی انجام می گرفت اما اکنون این کار در نرم افزار حسابداری انجام می شود.

دفاتر حسابداری، ثبت رویدادهای مالی
رویدادهای مالی و ثبت های حسابداری که برای آن ها تنظیم می شود در دفاتر حسابداری درج می شوند. البته این دفاتر قانونی خود به دو بخش اصلی دفاتر حسابداری رسمی (قانونی) و دفاتر غیر رسمی (کمکی) تقسیم می شوند.

دفاتر حسابداری رسمی و غیر رسمی چیست؟
دفاتر رسمی قانونی شامل دفتر روزنامه و دفتر کل است. دفتر روزنامه دفتری است که تمام رویدادهای مالی به صورت روزانه در آن ثبت می شود و دفتر کل دفتری است که خلاصه معاملات و رویدادهای مالی را به تفکیک منعکس می کند.
دفاتر غیر رسمی نیز به دفاتری گفته می شود که صرفا جهت کمک به انجام امور حسابداری تهیه می شوند و تهیه آن ها بر خلاف دفاتر حسابداری رسمی الزام قانونی ندارد.

اهمیت رویدادهای مالی

ثبت سندهای حسابداری و رویدادهای مالی یکی از مهمترین امورات حسابداری است، چرا که اگر این کار بر اساس اصول و به درستی انجام نشود باعث ایجاد مشکلات بعدی می شود و به مرور همه امور حسابداری دچار آشفتگی می شود.
مهمترین هدف از ثبت های حسابداری جمع آوری اسناد مالی و ایجاد نظم و ترتیب در آن ها است. یکی از اهداف ثبت اسناد حسابداری این است که تغییر، تحریف یا دستکاری در این اسناد انجام نشود و گم شدن این اطلاعات و اسناد جلوگیری شود.
در غیر این صورت یک کسب و کار ممکن است در مسائل مربوط به امور مالیات و … دچار مشکلات بزرگی شود. جریمه مالی و غیر مالی از جمله مشکلاتی است که احتمالا در این صورت برای یک واحد اقتصادی به وجود می آید.

آموزش و مراحل ثبت رویدادهای مالی
اکنون در نرم افزارهای حسابداری ثبت های حسابداری با وارد کردن اطلاعات یک رویداد مالی در چند جالی خالی انجام می شود، اما در حالت ثبت دستی از آنجا که در هر رویداد مالی 2 حساب دچار تغییر می شود شکل T بهترین شکل و ساختاری استاندارد برای ثبت این رویداد هاست. حسابداری امری 2 طرفه است و در هر ثبت حسابداری، 2 طرف معادله تغییر می کنند تا معادله همچنان برقرار باشد.
این شکل کمک می کند تاثیر مبادلات مالی در دو حساب به طور واضح مشخص باشد. ذکر این نکته لازم است که تغییر هر حساب در قالب یکی از این شکل های T نمایش داده می شود. در ثبت های حسابداری مربوط به هر حساب، افزایش یا کاهش آن در یکی از طرف های ستون T نشان داده می شود و عنوان حساب نیز در بالای خط قرار می گیرد.
اینکه در ثبت سند حسابداری افزایش یا کاهش حساب در کدام طرف از ستون نوشته شود به حساب مورد نظر وابسته است، چرا که افزایش در یک حساب ممکن است در ستون بدهکارها انجام شود و در حساب دیگر ممکن است در ستون بستانکار نوشته شود. در واقع ماهیت هر حساب است که مشخص می کند جمع باقیمانده آن بدهکار باشد یا بستانکار. طرف دارایی معادله معمولا ماهیت بدهکار دارد و طرف بدهی یا سرمایه معادله غالبا بستانکار می شوند.
در نهایت ثبت های حسابداری به دفتر کل منتقل می شوند. این ثبت ها در ابتدا در دفتر روزنامه نوشته می شوند که در حالت T نیست، اما بخش های ستون بدهکار و بستانکار و عنوان حساب در آن وجود دارد.
همانطور که اشاره کردیم اولین مرحله از ثبت رویدادها و اسناد حسابداری، شناسایی مدارک و اسناد مثبته است. این اسناد بید نشان دهنده ورود یا خروج پول از واحد اقتصادی باشند تا منعکس کننده یک رویداد مالی محسوب شوند. تفاوتی ندارد که این رویداد خرید یک خودکار باشد یا یک دستگاه آپارتمان، در هر صورت باید مدارک مثبته آن نگهداری و سند حسابداری آن ثبت شود.

صحت ثبت سندها چطور سنجیده می شود؟
یکی از بهترین راه های مورد استفاده حسابداران برای اطمینان از صحت ثبت سند، تراز آزمایشی است. حسابداران از تراز آزمایشی استفاده می کنند تا جمع مانده بدهکار و بستانکار را مقایسه کنند و بدین واسطه از صحت ثبت ها مطمئن می شوند.